Compliance
Was ist Compliance und warum ist sie wichtig?
Im Insolvenzverfahren gibt es wichtige Begriffe und zentrale Fragen, die Sie hier Was ist Compliance?
Compliance ist ein Bestandteil der Corporate Governance.
Letzteres sind die Regeln und Grundsätze ordnungsgemäßer Unternehmensführung. Für die Corporate Governance sind rechtliche, betriebswirtschaftliche und ethische Aspekte wesentlich.
Die Compliance liefert den Rahmen zu deren Überwachung und Einhaltung.
Neben den allgemein geltenden Gesetzen stellt das Unternehmen eigene Vorgaben für korrektes Verhalten auf. Als Basis hierfür dient der Ethikkodex, oft auch als „Code of conduct“ bezeichnet. Er ist die richtungsweisende Leitlinie für korrektes Verhalten. Er ist damit eine selbst gegebene „Verfassung“. Die Werte, die das Unternehmen für wichtig hält, werden darin dargestellt. Daraus werden dann die konkreten Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter wie auch die Führungsebene abgeleitet.
Wichtige Aspekte eines Ethikkodexes sind zum Beispiel
- Einhaltung der Gesetze und Rechtstreue
- Korrekter Umgang der Mitarbeiter untereinander
- Politisch korrektes Verhalten, insbesondere gegenüber Minderheiten
- Einhaltung von Gesetz und Ethik gegenüber Geschäftspartnern
- Umgang mit Unternehmensinteressen vor privaten Interessen
- Korruptionsverbot
- Verbot kartellrechtlicher Absprachen
- Verbot von Gefälligkeitszahlungen
- Annahme und Übergabe von Geschenken, Einladungen und sonstigen Vorteilen
- Umgang mit Spenden und Sponsoring
- Schutz des Unternehmensvermögens
- Hinweisgebersystem (Whistle blowing)
- Geldwäschebekämpfung
- Politische Einflussnahmen
- Umgang mit Informationen und Unternehmenseinrichtungen
- Umwelt, Gesundheit und Sicherheit
- und vieles mehr
Der Wertekodex
Die Compliance dient der Umsetzung des Wertekodexes.
Dies geschieht durch ein Compliance-Management-System (CMS). Dazu gibt es verschiedene Standards.
Nachdem die DW PS 980 gehören zu einem Compliance-Management-System folgende Grundelemente:
Compliance Ziele:
Einhaltung der Wertekodexes; Vermeidung von Reputationsrisiken; Prüfung von Risiken bei geschäftlicher Zusammenarbeit
Compliance Kultur:
Sicherstellung von Integrität; Vorbildfunktion der Führungskräfte; Stabilisierung der Geschäftsbeziehung
Compliance Risiken:
Grundlagen der Maßnahme; Warnung vor möglichen Gefahren; effiziente Ressourcenverwendung
Compliance Programm:
Vermeidung von Verhaltensrisiken; Mitarbeiterbindung; Sanktionen bei Fehlverhalten
Compliance Organisation:
Einhaltung rechtlicher Pflichten; Risikominimierung; Einrichtung eines Berichtswesens
Compliance Kommunikation:
Wissensvermittlung an die Mitarbeiter; Handlungsorientierung für die Mitarbeiter; Sensibilisierung für Compliance
Compliance Überwachung und Verbesserung:
Erhöhung der Wahrscheinlichkeit der Entdeckung; Verhinderung von Fehlverhalten; Beurteilung des CMS
Der Standard
Ein anderer Standard ist der nach ISO 19600. Dieser ist eher ein Leitfaden. Er hat keine verbindlichen Empfehlungen, sondern enthält Handlungsvorschläge. Er ist etwas jünger als der IDW PS 980 und gilt als internationaler Standard.
Dieser Standard beschreibt die Einführung eines Compliance-Management-Systems. Im Teil 1 geht es um dessen Einführung, im Teil 2 um dessen Betrieb. Aufgrund seines Charakters als Leitfaden dient dieser Standard gut zur Anpassung auf das jeweilige Unternehmen, vor allem im Hinblick auf Größe, Struktur, Komplexität und Gegenstand der Geschäftstätigkeit. Auch hier geht es darum, die Corporate Governance und Compliance in das reale (Unternehmens-) Leben zu integrieren.
Warum ist Compliance wichtig?
Ein gutes CMS ist ein wirkungsvolles Instrument zur Unternehmensführung, weil es Erkenntnisse z.B. zu Risiken liefert und Problemfelder aufzeigt.
Neben den Verhaltensregelungen gibt ein Compliance-Management-System auch wichtige betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Allein schon die Beschäftigung mit Risiken zeigt oft Handlungsbedarf auf. Das gilt erst recht, wenn auch noch ein Risikomanagementsystem eingeführt wird. Es kann Gefahren verdeutlichen und aufzeigen welche Schritte eingeleitet werden müssen.
Der größte Vorteil besteht in der Entlastung der Geschäftsleitung. Dabei geht es nicht nur um Bußgelder gegen das Unternehmen, die regelmäßig in Millionenhöhe von den Behörden verhängt werden. Vielmehr können Fehlverhalten der Mitarbeiter empfindliche Folgen für die Geschäftsleitung haben. Das ist zunächst einmal in Form von eigener Strafbarkeit. Die Geschäftsleitung ist dann Strafverfolgungsmaßnahmen ausgesetzt. Wie man in der kürzlichen Vergangenheit ersehen konnte, sind selbst höchste Manager großer Autokonzerne nicht davor verschont, in Untersuchungshaft zu kommen.
Daneben greift eine verstärkte zivilrechtliche Haftung. Hier geht es also um Schadensersatzforderungen gegen die Geschäftsleitung, die aus dem Privatvermögen auszugleichen sind. Korrespondierend hierzu gibt es steuerrechtliche Haftungsgefahren.
Dem Unternehmen selbst bedroht Gewinnabschöpfung und Reputationsverlust. Das ist bereits heute geltende Gesetzeslage. Durch das geplante Verbandssanktionengesetz wird das noch weiter verschärft.
Allein schon der Beginn mit der Einrichtung eines CMS wirkt sich positiv auf die Strafbarkeit und die Haftung der Geschäftsleitung aus.
Es gibt keinen Grund länger mit der Installation eines CMS zu warten! Kontaktieren Sie uns!
Was wir für SIE tun.
Wir sind Teil des Complianceberaterteams (www.Complianceberater.Team).
Das Complianceberaterteam (CBT) setzt sich aus einer Reihe von einzelnen Spezialisten zusammen. Jedes Mitglied des Teams erbringt eigenständig und eigenverantwortlich seine Leistungen. Deswegen können wir sowohl einzeln wie auch zu mehreren alles anbieten und abdecken, was von Ihnen benötigt und gewünscht wird.
Meine Leistungen sind vorrangig in folgenden Bereichen:
1. Ethikkodex
Ich erarbeite im Rahmen der Corporate Governance mit Ihnen Ihren Wertekodex. Dabei wird zunächst erfasst, welche Werte für SIE und ihr Unternehmen wichtig sind. Gemeinsam planen wir eine Struktur. Der Wertekodex wird schriftlich verfasst. Anschließend erfolgt die strukturierte Vermittlung an die Mitarbeiter des Unternehmens in allen Ebenen.
Ich erarbeite mit Ihnen die Grundlagen eines Compliance-Management-Systems für Ihr Unternehmen. Dazu prüfe und überlege ich mit Ihnen, welche Elemente und Bausteine in Ihrem Unternehmen sinnvoll sind. Je nach Größe, Struktur und sonstigen Merkmalen erfolgt eine entsprechende Anpassung. In der Regel geschieht das in Anlehnung an die Standards IDW PS 980 oder ISO 19600.
2. Geldwäsche
Losgelöst von dem komplexen übergreifenden System erarbeite ich mit Ihnen die Arbeitsabläufe einschließlich der Schulung der Mitarbeiter zu dem gesamten Bereich Geldwäsche.
Das betrifft vor allem folgendes:
Wann muss ich eine Geldwäscheprüfung vornehmen?
Was muss ich dabei überprüfen?
Wie gehe ich eine Vermutung mit einer politisch exponierten Person um?
Wie nehme ich eine Verdachtsmeldung vor?
Wie gehe ich mit meinem Kunden um?
Wie gehe ich mit eventuellen Bußgeldern um?
3. Kundenüberprüfung (Know your customer)
Im Hinblick auf meine Insolvenzerfahrungen biete ich weiterhin an, wie man Krisen bei Geschäftspartnern erkennt. Hier geht es um den richtigen Umgang und das Verhalten gegenüber möglicherweise insolventen Geschäftsbetrieben. Arbeitsabläufe werden organisiert und standardisiert sowie Mitarbeiter geschult.
Unter anderem betrifft dies folgende Fragestellungen:
Woran erkenne ich Zahlungsprobleme bei meinem Geschäftspartner?
Welche Möglichkeiten habe ich, um das zu überprüfen?
Wie verhalte ich mich künftig gegenüber diesem Geschäftspartner?
Wie verhalte ich mich, wenn ein (vorläufiger) Insolvenzverwalter sich meldet?
Wie reagiere ich auf Rückforderungen (Anfechtungen) eines Insolvenzverwalters?
Wie verhandele ich mit dem Insolvenzverwalter richtig?
Das ist nur eine kurze Zusammenfassung. Wenn Ihr Thema nicht dabei war, werden wir gemeinsam innerhalb des CBT eine Lösung finden. Rufen Sie an!