Whistelblower – Richtlinie

Das Gesetz zum besseren Schutz hinweisgebender Personen kommt.

Worms, Heidelberg, 20.5.2021

Gastbeitrag von RA/FA StrafR Jürgen Möthrath, Worms

Bereits am 16.12.2019 wurde durch die EU deren whistleblower Richtlinie verabschiedet, die vorsieht, dass die Mitgliedsstaaten diese Richtlinie innerhalb von 2 Jahren in nationales Recht umzusetzen haben.

Dementsprechend ist der Bundesgesetzgeber verpflichtet, diese Richtlinie bis zum 17.12.2021 umzusetzen.

Die Richtlinie beinhaltet dabei lediglich Mindeststandards zum Schutz von Hinweisgebern, sodass es im Ermessen der einzelnen Mitgliedsstaaten steht, den Schutz auf Bereiche auszudehnen, die originär nicht von der Richtlinie umfasst sind.

Zwischenzeitlich liegt der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Justiz und Verbraucherschutz vor.

Danach haben Hinweisgeber ein Wahlrecht, ob sie sich an eine interne Meldestelle des Arbeitgebers wenden oder eine externe Meldestelle, die durch staatliche Behörden eingerichtet wird, oder wie im Falle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Barfin) bereits besteht.

Kern der Regelung ist das Vertraulichkeitsgebot, welches sich nicht nur auf die hinweisgebende Person erstreckt, sondern auch auf die Personen die Gegenstand einer Meldung sind, bzw. sonstige in der Meldung genannte Personen (§ 8 Referentenentwurf).

Dabei müssen die internen Kanäle des Arbeitgebers so ausgestaltet sein, dass ausschließlich die Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind Kenntnis von der Identität der meldenden Person erlangen können.

Nach dieser Vorgabe darf es bei dem internen Meldekanal damit nicht möglich sein, dass die Mitarbeiter der eigenen IT-Abteilung beispielsweise durch die Kenntnis der IP-Adresse des PC des Hinweisgebers feststellen können, um welche Person im Unternehmen es sich handelt.

In der Praxis bietet es sich daher an, mit einem System zu arbeiten, welches außerhalb der eigenen IT betrieben wird. Dafür findet man bei einer Internetrecherche bereits zahlreiche Anbieter, die solche Systeme zur Verfügung stellen.

Durch die Systembetreiber werden dann Links zur Verfügung gestellt, die dann praktischerweise auf der eigenen Internetseite des Unternehmens mit veröffentlicht werden, sodass das Hinweisgebersystem nicht nur internen Mitarbeitern, sondern auch externen Hinweisgebern zur Verfügung steht, sodass beispielsweise auch Geschäftspartner in der Lage sind auf Missstände im Unternehmen hinzuweisen.

Sollte Hinweisgebers-Systeme müssen dann in der Lage sein, die Meldung des Hinweisgebers einerseits inhaltlich korrekt wiederzugeben, andererseits so weit als möglich zu neutralisieren, um eine Wiedererkennung des Hinweisgebers durch die Form der Meldung nach Möglichkeit auszuschließen.

Weiterhin muss das System die Möglichkeit bieten, dass der Hinweisgeber Dokumente zur Verfügung stellt, die er beispielsweise zum Beleg der von ihm dargestellten Verstöße vorliegen möchte.

Idealerweise, wird in anonymisierter Form auch die Möglichkeit geboten, Rückfragen an den Hinweisgeber zu stellen, um auf diese Weise mögliche Unklarheiten zu beseitigen.

Nicht jeder Hinweisgeber kommt mit einem solch technischen Kanal zurecht. Der persönliche Kontakt unter Gewährleistung der Vertraulichkeit wird vielfach gesucht, um auf diesem Weg auch eine unmittelbare Bestätigung zu erlangen, mit den Hinweisen im Unternehmensinteresse zu handeln.

Deshalb bietet es sich an, neben einem automatisierten Hinweisgebersystem auch eine Ombudsstelle einzurichten, die als externe Beratungs- und Anlaufstelle dem Hinweisgeber zur Verfügung steht und entsprechende Meldungen unverzüglich prüfen kann. Durch die Einschaltung entsprechender Berufsträger, die selbst einer Pflicht zur Berufsverschwiegenheit unterliegen, wie etwa Rechtsanwälte, ist dabei der von der Richtlinie bzw. auf dem Referentenentwurf geforderte Verschwiegenheitspflicht in Bezug auf die Anonymität des Hinweisgebers, hinreichend Rechnung getragen.

In Umsetzung der Richtlinie sieht der Referentenentwurf vor, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen verpflichtet sind einen internen Meldekanal einzurichten und zu betreiben, an die sich zumindest beschäftigte wenden können. Die Möglichkeit, dass diese Meldestellen auch von Geschäftspartnern genutzt werden können, ist dabei ein gesetzlich nicht verpflichtender Mehrwert.

Die Pflicht zur Einrichtung eines solchen internen Meldekanals erstreckt sich nach den Begriffsbestimmungen des Referentenentwurfs auf alle privaten und juristischen Personen des Privatrechts, rechtsfähige Personengesellschaften, aber auch sonstiger rechtsfähige Personenvereinigungen.

Darüber hinaus aber auch Dienststellen, worunter einzelne Behörden, Verwaltungsstellen, Betriebe und Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, sowie Gerichte und im Einzelnen besonders aufgeführte Einrichtungen zählen. Dies bedeutet, dass nicht nur die Kommunen selbst, für die noch landesrechtliche Bestimmungen Geltung haben, sondern auch die ausgegliederten Betriebe in der Rechtsform der GmbH etc. unter diese Regelung fallen.

Allerdings ist nicht jedes Unternehmen, von dem Referentenentwurf bzw. von der Richtlinie erfasst. Unternehmen mit weniger als regelmäßig 50 Mitarbeiter benötigen die Einrichtung eines internen Hinweisgeberkanals nicht.

Für Unternehmen, zwischen 50 und bis zu 249 Mitarbeiter sieht der Entwurf eine Übergangsregelung vor von 2 Jahren, sodass hier die Pflicht zur Einrichtung erst ab dem 17.12.2023 besteht. Ungeachtet dessen, erlaubt der Entwurf allerdings auch, dass kleinere Unternehmen sich zusammenschließen und gemeinsam eine solche Meldestelle betreiben.

Für Unternehmen ab 250 Mitarbeiter gilt die Pflicht zur Einführung eines internen Meldekanals ab dem 17.12.2021.

Derzeit steht die CDU/CSU-Fraktion allerdings dem Entwurf noch ablehnend gegenüber. Dies mit dem Argument, dass die Richtlinie der EU nur den Schutz der EU zum Gegenstand hat und wogegen der Gesetzes-Entwurf allgemeine Pflichten zur Einrichtung eines Hinweisgeber-Systems beinhaltet, die als Belastung für die deutsche Wirtschaft angesehen werden.

Das Complianceberater.team arbeitet in Bezug auf ein Hinweisgebersystem mit einem zuverlässigen Partner aus dem Bereich legal tech zusammen, durch den die technische Bereitstellung eines Hinweisgeberkanals, der den Vorgaben der EU-Richtlinie, bzw. dem Referentenentwurf des BMJV entspricht zusammen. Hierdurch ist gewährleistet, dass einerseits der technische Meldekanal und die Nutzerplattform neuesten Standards entspricht und zum andern eingehende Hinweise zeitnah und effektiv ausgewertet werden können.

Ebenso, bietet das Complianceberater.team über seine Ombudsstelle die Möglichkeit, Hinweise rund um die Uhr vertraulich mitteilen zu können und im persönlichen Kontakt zu erläutern. Das dabei die einzelnen Berufsträger des Teams der Vertraulichkeit des Hinweisgebers entsprechende Priorität einräumen, versteht sich von selbst.

Informationen, zu den Anforderungen des Referentenentwurfs, zur Einrichtung eines Hinweisgeberkanals oder der Übernahme der Tätigkeit als Ombudsstelle für Ihr Unternehmen erhalten Sie durch:

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